எக்ஸலில்(MSEXCEL) விலுக்கப்(VLOOKUP) மற்றும் ஹெச்லுக்கப்(HLOOKUP) என்ற இரண்டு பார்முலாக்கள் உள்ளன. இவை இரண்டும் எக்ஸல் பயன் படுத்துபவர்களுக்கு வரபிரசாதம் என்று நான் சொல்வேன். அதை எப்படி பயன்படுத்தி கொள்வது என்பதை எனக்கு தெரிந்த முறையில் விளக்குகிறேன்.
பார்முலா விளக்கம்:
இரண்டு தனித்தனி பைல்களில் உள்ள அட்டவணைகளின் விபரங்களை ஒப்பீடு செய்வதற்கு இந்த இரண்டு பார்முலாக்களும் பயன்படுகின்றன.
விலுக்கப்(VLOOKUP)-VERTICAL LOOKUP
ஹெச்லுக்கப்(HLOOKUP)-HORIZONTAL LOOKUP
இந்த பார்முலாக்களை இரண்டு விதமாக உபயோகப் படுத்தமுடியும். ஒரு அட்டவணையில் உள்ள விபரங்கள் மறு அட்டவணையில் உள்ளதா? என்று அறிவதற்கும், முதல் அட்டவணையின் தொடர்புடைய விபரம் இரண்டவது அட்டவணையில் இருந்தால் அந்த விபரங்களை முதல் அட்டவணைக்கும கொண்டு செல்லவும் இந்த பார்முலாக்கள் பயன்படுகின்றன.
உதாரணத்துடன் விளக்கம்:
இரண்டு அட்டவணைகள் தனித்தனி பைல்களாக கொடுக்கபட்டிருக்கின்றது என்று வைத்து கொள்வோம். அதில் ஒரு அட்டவணையில் 20 மாணவர்களின் பெயர்களும், அவர்களின் கடந்த ஆண்டு மதிப்பெண்களும் கொடுக்கபட்டுள்ளது. மற்றும் ஒரு பைலில் உள்ள அட்டவணையில் அதே மாணவர்களின் பெயரும், இந்த ஆண்டு மதிப்பெண்களும் கொடுக்கப் பட்டுள்ளன. ஆனால் இரண்டவது பைலில் 20 மாணவர்களின் பெயர்களுக்கு பதிலாக 15 மாணவர்கள் பெயர்கள் தான் உள்ளன எனவும் வைத்துக் கொள்வோம். இப்போது இதில் இருந்து நமக்கு வேண்டிய தகவல்கள் கீழ்கண்டவை என்று வைத்து கொள்வோம் (படங்களை பெரிதாக்கி தகவல்களை அறிந்து கொள்ளுங்கள்.)
1) இரண்டாவது அட்டவணையில் உள்ள 15 மாணவர்களின் மதிப்பெண்களும் முதல் அட்டவணைக்கு கொண்டு போகவேண்டும்.
2) இரண்டாவது அட்டவணையில் விடுபட்டு போன அந்த 5 மாணவர்களின் பெயர்களையும் கண்டு பிடிக்க வேண்டும்.
மேற்கண்ட கதைக்கு அருமையாக பதில் தருவான் விலுக்கப்(VLOOKUP). எப்படி என்பதை கீழே விளக்குகிறேன்.
நமக்கு எந்த காளத்தில்(COLUMN) விபரம் வேண்டுமோ, அந்த காளத்தில் அம்புக்குறியை(CURSOR) வைத்துக் கொள்ள வேண்டும். எக்ஸல்(EXCEL) பக்கத்தில் பார்முலா பாரை (FORMULA BAR) அனைவரும் அறிந்ததே. அதில் சென்று விலுக்கப் என்ற பார்முலாவை அழுத்தினால் கீழ்கண்ட தகவல் பெட்டி(MESSAGE BOX) வரும். அந்த தகவல் பெட்டியில் குறிப்பிடப்பட்டுள்ள நான்கு கட்டங்களில் சரியான தகவல்களை நிரப்பினால் நமக்கு தேவையான விபரங்கள் கிடைக்கும்.
Lookup_Value - அதாவது எதை மூலகாரணியாக (REFERENCE) வைத்து நாம் ஒப்பீடு செய்கிறோமோ அந்த செல்லின்(CELL) தகவல். மேற்கண்ட அட்டவணையில் நாம் பெயரைக் கொண்டு தான் ஒப்பீடு செய்கிறோம். எனவே முதல் பெயர் குறிப்பிடப்பட்டுள்ள செல்லின் தகவலை தரவேண்டும். அதில் "B2" என்ற செல்லை கிளிக் செய்தால் போதும்.
Table_Array - இதில் மேற்கண்ட கட்டத்தில் கொடுக்கப்பட்ட தகவலை எந்த அட்டவணையில் உள்ள செல்களில் தேட வேண்டும் என்ற தகவலும் மற்றும் எந்த செல்களில் உள்ள விபரங்கள் நமக்கு வேண்டும் என்ற தகவலும் கொடுக்க வேண்டும். அதாவது "B2" செல்லில் உள்ள "Ravi" என்ற மாணவரின் பெயரை அடுத்த அட்டவணையில் உள்ள "B" காளம்(COLUMN) முழுவதும் உள்ள பெயர்களில் தேடவேண்டும். மற்றும் "C2" செல்லில் உள்ள மாணவரின் மதிப்பெண்களை முதல் அட்டவணைக்கு கொண்டுவர வேண்டும். எனவே இந்த கட்டத்தில் இரண்டாவது அட்டவணை சென்று அதில் உள்ள "B" காளம் மற்றும் "C" காளம் முழுவதும் ஒரே கிளிக்(CLICK)-இல் செலக்ட்(SELECT) செய்ய வேண்டும்.
Col_index_num - இதில் எந்த காளத்தில் உள்ள தகவல் நமக்கு கிடைக்கவேண்டுமோ, அந்த காளம் நம்முடைய மூலக்காரணியின்(REFERENCE) காளத்தில் இருந்து எத்தனையாவது காளத்தில் உள்ளது என்பதின் எண்ணிக்கை. அதாவது நமக்கு அட்டவணையில் பெயர் உள்ள "B" காளம் மூலக்காரணி காளம். நமக்கு தகவல் எடுக்க வேண்டிய காளம் "C". எனவே "B" காளத்தில் இருந்து "C" காளத்தை கணக்கிட்டால் 2 வரும். எனவே 2 என்று இதில் நிரப்ப வேண்டும். ஒருவேளை நமக்கு "D" காளத்தில் உள்ள தகவல் தேவைப்பட்டால் 3 என்று எழுத வேண்டும். ஆனால் மேலே உள்ள கட்டத்தில் செலக்ட் செய்யும் போது "D" காளத்தையும் சேர்த்து செலக்ட்(SELECT) செய்யவேண்டும்.
Range_lookup - இதில் இரண்டு தகவல்கள் தான் கொடுக்க முடியும்.
1) மேற்கூறிய தகவல்களை கொண்டு முழுமையான ஒப்பீடு (Exact Match) செய்து தீர்வு வேண்டும் என்றால் "false" என்று நிரப்ப வேண்டும்
2) மேற்கூறிய தகவல்களை கொண்டு ஓரளவு ஒப்பீடு (Approximate Match) செய்து தீர்வு வேண்டும் என்றால் "true" என்று நிரப்ப வேண்டும்
பெரும்பாலும் "false" என்பதையே டைப் செய்யுங்கள். அல்லது "0" என்று டைப் செய்யுங்கள் இதுவும் "false" என்ற அர்த்ததையே தரும்.
மேற்கண்ட நான்கு தகவல்களையும் கொடுத்து விட்டு "OK" என்ற பட்டனை அழுத்தியவுடன் நமக்கு தேவையான தகவல் அந்த செல்லில் பார்முலாவாக தெரியும். அந்த பார்முலாவை அப்படியே காப்பி(COPY) பண்ணி கீழே உள்ள செல்களில் போட வேண்டியது தான். அதை பார்முலாவில் இருந்து வேல்யுவாக(VALUE) மாற்றி விட்டால் நமக்கு தேவையான விபரம் ரெடி.
கதைக்கான தகவல்கள்:
1) ஒவ்வொரு பெயர்களுக்கு நேராக அவர்களின் கடந்த ஆண்டு மதிப்பெண்கள் வந்துவிட்டது.
2) படத்தில் #N/A என்று தெரிவிக்கப்படும் பெயர்கள் இரண்டாவது அட்டவணையில் காணாமல் போனவர்கள்.
இதேப்போல் வெவ்வேறு பைல்களில் உள்ள விபரங்களையும் நமக்கு தேவையான பைல்களுக்கு கொண்டு வர முடியும். நீங்கள் கவனிக்க வேண்டியது இரண்டாவது கட்டம் மற்றும் முன்றாவது கட்டத்தில் நிரப்ப வேண்டிய தகவல்களை தான்.
கீழ்கண்டவற்றை நீங்கள் முடிவு செய்து விட்டால் உங்களுக்கு சுலபமாக இருக்கும்.
1) எதை முலக்கரணியாக(REFERENCE) எடுக்க போகிறீர்கள்?
2) எந்த பைல் மற்றும் எந்த காளத்தில் உள்ள உள்ள தகவலை கொண்டு வரவேண்டும் அல்லது ஒப்பீடு செய்யவேண்டும்?
3)முக்கியமாக எந்த காளத்தில் உள்ள தகவலை நாம் விரும்புகின்ற பைல்-க்கு கொண்டு வரவேண்டும்?
சில அடிப்படை விசயங்கள்:
இரண்டு அட்டவணைகளை ஒப்பிடும் போது முலக்காரணியாக(REFERENCE FIELD) வைத்திருக்கும் தகவல் ஆனது இரண்டு பைல்களிலும் ஒரே பார்மட்டில் இருக்க வேண்டும். அதாவது ஒன்று "General" என்றால் அடுத்த பைலின் பார்மட்டும் "General" இல் தான் இருக்க வேண்டும். அல்லது "Text" என்றால் இரண்டும் "Text" தான் இருக்க வேண்டும். ஒன்று "General" என்றும் மற்றொன்று "Text" இல் இருக்க கூடாது.
பார்முலாவில் இருந்து வேல்யுவாக மாற்ற தெரியாதவர்கள், கீழ்கண்டவாறு மாற்றலாம்.
பார்முலாவை காப்பி செய்து விட்டு ரைட்(RIGHT CLICK) கிளிக் செய்து பேஸ்ட் ஸ்பெசல்(PASTE SPECIAL) என்ற கட்டளையை(COMMENT) கிளிக் செய்தால் அதில் கீழ்கண்ட தகவல் பெட்டி வரும். அதில் வேல்யு என்பதை தேர்வு செய்து " " வை கிளிக் செய்ய வேண்டும். இப்போது பார்முலா மாறி வேல்யு ஆக காட்சி தரும்.
Copy – Right click – Select ”Paste special” then click “value”
SHORT CUT KEY:
CTRL “C” - ALT, E, S – ALT, V - ENTER
நான் மேலே விவரித்திருப்பது விலுக்கப்பின் விரிவாக்கம் தான். ஹெச்லுக்கப் பற்றி சொல்லவில்லை. ஆனால் இவை இரண்டுக்கும் உள்ள வித்தியாசம் உங்களுக்கு புரிந்தால் அதன் விளக்கம் தேவை இருக்காது.
விலுக்கப்(VLOOKUP) இது நீள(VERTICAL) வாக்கில் உள்ள பைல்களில் உபயேகப்படுத்த முடியும். அதாவது அட்டவனையில் உள்ள தகவல் அனைத்தும் நீள(VERTICAL TABLE) வாக்கில் இருக்கும்.
ஹெச்லுக்கப்(HLOOKUP) இது குறுக்கு(HORIZONTAL) வாக்கில் உள்ள பைல்களில் உபயேகப்படுத்த முடியும். அதாவது அட்டவனையில் உள்ள தகவல்(HORIZONTAL TABLE) அனைத்தும் குறுக்கு வாக்கில் இருக்கும்.
குறிப்பு: இதில் பெரிய ராக்கெட் விடுகிற காரியம் ஒன்றும் இல்லை. ஆனால் அதை எழுத்து வடிவமாக கொண்டு வந்து விளக்குவதற்கு இவ்வளவு நீளமாக பதிவு ஆகிவிட்டது. அது என்னுடைய எழுத்தின் தவறா? அல்லது எனது புரிதலின் தவறா? என்று நீங்கள் தான் கூற வேண்டும். இதில் நான் எக்ஸல் தெரிந்த அனைவருக்கும் இந்த பார்முலா உபயோக பட வேண்டும் என்ற எண்ணத்தில் தான் விரிவாக எழுதி உள்ளேன். ஏற்கனவே தெரிந்தவர்களுக்கும் என்னால் சில தகவல்களை தர முடியும். SHORT CUT, ERROR போன்ற தகவல்கள். அதில் ஏதேனும் விளக்கங்கள் வேண்டுமானால் பின்னுட்டத்தில் தெரிவிக்கவும். என்னால் முடிந்த அளவு தீர்த்து வைக்க முயலுவேன். தமிழில் அனைத்து வார்த்தைகளையும் எழுதவில்லை என்று நினைக்க வேண்டாம்..கண்டிப்பாக வரும் பதிவுகளில் களைய முயலுவேன். என்னுடைய நோக்கம் தமிழிலும் எழுத வேண்டும், அனைவரும் புரிந்து கொள்ளவும் வேண்டும் என்பதே...
